Seguramente si habláramos de parar la producción 15 minutos, saldrían todos los expertos en gestión económica y nos dirían que esta acción es poco viable, a la vez que improductiva y que afecta al ROI de forma negativa. No seré yo quien les lleve la contraria, pero resulta que Taiichi Ohno en Toyota, impulsor de la mejora continua, creó y habilitó un sistema de parones en la cadena de producción para que los empleados informaran de todas las anomalías que se encontraban en el camino, y así sacar el mejor rendimiento y depurar posibles errores.
Pues me imagino que si Toyota, fue capaz de crear un modelo ejemplar para la industria automovilística que sigue vigente hoy en día, no se me ocurre porque no hacerlo en nuestro sector, donde cada día tenemos que manejar más imponderables y no hay un foro especifico dentro de la empresa donde todo el equipo se pueda comunicar entre sí para solucionar contratiempos.
En muchas ocasiones se habla en el sector de que parar 15 minutos cada día o, mejor dicho, cada turno es inviable, y seguramente, si no hay una estructura muy estricta en el momento de hacer este parón, pueden tener razón, pero si de lo contrario, echamos mano de las ceremonias (reuniones) que nos proponen las metodologías ágiles, veremos que hacer ese “Daily” está cargado de razones.
¿Cómo empezó todo?
La mejora continua tiene su origen en Japón, en la filosofía de trabajo Kaizen, que se basa en el precepto de que “Hoy mejor que ayer, y mañana mejor que hoy”. Como he dicho antes, fue Taiichi Ohno en la marca japonesa Toyota quien popularizó el término y acabó por convertirlo en toda una filosofía de trabajo para la empresa. Uno de los elementos fundamentales para esta filosofía fue el uso de unas tarjetas y un tablero (Kanban).
Posteriormente fue David j. Anderson quien, en 2003, como director de proyectos en Microsoft, con un equipo de resolución de incidencias con la peor reputación del sector, lo convirtió, a través de esta herramienta, en unos de los mejores valorados del sector y le dio forma a lo que antes llamábamos tableros y hoy en día les llamamos Kanban.
Así, si a las reuniones diarias le llamamos “Daily” y al tablero le llamamos “Kanban” ya tenemos nuestro formato de reunión definido los “daily Kanban”
¿Cuáles son los objetivos?
Estas reuniones, breves, agiles, dinámicas, diarias nos ayudan a debatir sobre el progreso del trabajo o de los servicios que estamos dando a nuestros clientes, así como nos regalan la oportunidad de crecer en aquellos aspectos, dentro del seno del equipo, que se puedan hacer mejor o que en un momento dado no hemos sabido resolver de una forma adecuada.
Tres objetivos importantes:
- Regula el flujo de trabajo. Es decir que, si vemos que un compañero, a parte del trabajo diario que tiene, observamos que tiene una acumulación de tareas, los demás compañeros se involucran y pueden echarle un cable para optimizar sus recursos y llegar al objetivo deseado.
- Resolver problemas en el menor tiempo posible. En muchas ocasiones nos encontramos dudas, conflictos o incidencias tanto con los clientes, con el mismo equipo o con los procesos de trabajo que nos paralizan. El hecho de hablarlo cada día con confianza nos da la oportunidad de entre todos “co-crear” ideas y nos empodera para encontrar soluciones de inmediato.
- Mejora continua. Ya no hay protocolos vitalicios. Hay una autocrítica constante para mejorar, crecer, dar lo mejor de nosotros mismos y hacer ese paso a la excelencia de un modo natural, haciéndonos las preguntas pertinentes e inofensivas, pero de gran calado:
- ¿Que hicimos ayer?
- ¿Como Podríamos haberlo hecho mejor?
- ¿Que nos falta o que nos ayudaría a mejorarlo?
Pequeñas preguntas, claras y directas, que nos llevan a ese punto de autosatisfacción y autorrealización que nos señalaba Maslow en la pirámide de motivaciones y necesidades humanas.
¿Qué aporta al equipo?
A parte de ese crecimiento personal y grupal que hemos mencionado, y sentirse comprometido al mismo nivel que cualquier compañero, a su vez se incorporan valores y cultura de equipo:
- Conecta al equipo y prioriza la resolución de conflictos.
- Aumenta la cooperación y el trabajo en equipo.
- Mejora la corresponsabilidad a la hora de tomar decisiones.
- Potencia la comunicación interpersonal.
- Fomenta la participación de cada miembro del equipo.
¿Y qué beneficios conlleva?
Si partimos de la base que nuestros ingresos están directamente relacionados con la satisfacción del cliente, el mayor beneficio será cubrir las necesidades de nuestro cliente/paciente de la mejor forma:
- Aumentamos el bienestar. Hoy en día a nadie se le escapa que cuando entras en cualquier establecimiento si hay una buena energía, una buena vibra, los clientes lo perciben, así que, si tenemos empleados felices, tenemos clientes felices.
- Analizamos: Lo que no se ve no existe. Si como hemos dicho antes, queremos saber cómo fue ayer para que mañana sea mejor, tenemos que analizar todo lo analizable en la clínica: Procesos, tiempos, tareas, pero también niveles de satisfacción del cliente con los servicios que les estamos ofreciendo.
- Aumentamos efectividad, productividad e ingresos. Desde el punto de vista “Lean”, en el momento en que eliminamos procesos largos y costosos, y reducimos los impactos económicos que no nos aportan valor y hemos aprendido que todo lo que hacemos tiene un motivo sólido, la clínica gana en todos los aspectos. También nuestros clientes se benefician de ello.
¿Cuáles son los mayores hándicaps?
De todo hay que aprender y perseverar. Probablemente la primera reunión que hagas no sirva de mucho y la segunda tampoco, pero con el tiempo, y sin darte prácticamente cuenta solucionareis todos esos obstáculos que os habéis podido encontrar por el camino:
- El tiempo: Limita las reuniones en no más de 15 minutos. Todo lo que sobrepase este tiempo será una desconexión del cerebro y ya no nos enfocaremos en la solución.
- La energía: Para que la reunión sea un éxito la reunión debe tener un alto grado de energía y una alta participación del grupo. Si no nos convertimos en espectadores.
- Las distracciones: Evita, quita, elimina todo aquello que pueda ser una distracción para el equipo y que sea innecesario.
- Las interrupciones: Hay que fomentar que se pueda exponer los casos sin juicios y sin interrupciones. Si nos pisamos constantemente provocamos irnos de los temas.
Si me permites, antes de acabar el artículo, me gustaría hacerte unas preguntas:
- Si te gustan los beneficios que has leído ¿Qué te impide hacerlo?
- Si la idea suena bien, pero no sabes cómo empezar ¿Cuál es el primer pasito que darás?
- Si lo ves claro, pero el equipo aun no ¿Qué podéis perder si lo probáis? ¿y si no lo probáis?
Una de las mayores inquietudes de AGESVET-GGA es cómo mejorar y dar nuestro mejor servicio a nuestros socios, así que, si este articulo te ayuda a cambiar la mirada de este tipo de reuniones, te damos las gracias por conseguirlo.
“El éxito es caminar de un fracaso a otro sin perder el entusiasmo”. – WINSTON CHURCHILL